En raison d’un manque d’information ou de la désinformation, plusieurs membres ont soulevé des questions à propos du statut de nos nouveaux sites Web (ACVL et HPAC) et du système de gestion des adhésions connexe.
Cette infolettre est entièrement consacrée à cette question et nous espérons que les membres prendront quelques instants pour prendre connaissance des faits relatifs à ce sujet important.
En quoi consiste le projet de « site Web »?
- Deux sites Web d’avant-plan (ceux que vous voyez lorsque vous vous rendez sur hpac.ca ou acvl.ca), et
- un système de gestion des adhésions (MMS) en arrière-plan, soit une application Web hébergée sur un serveur qui sert à gérer nos données complexes relatives aux membres. À première vue, cela peut sembler être très peu d’information à enregistrer pour chaque membre (coordonnées, qualifications de libériste, date d’expiration), mais en réalité, la base de données contient l’historique complet des transactions de chacun des membres. En outre, chaque « événement » est enregistré dans les dossiers des membres de l’ACVL. Plusieurs milliers de dossiers sont reliés les uns aux autres, de manière à ce que toute l’information soit regroupée dans votre profil de libériste. On y trouve notamment toutes vos qualifications, le nom de chaque instructeur ayant accordé une certification (y compris la date, votre note d’examen, le temps de vol et les numéros de vols), votre historique complet de membre, les dossiers d’instructeurs (historique pédagogique, qualifications émises, ainsi que l’historique de certification et de renouvellement de certification) et plus. Le système MMS nous permet également d’assurer que nous respectons nos procédures normalisées d’exploitation en ce qui a trait aux qualifications, à l’actualité des adhésions, aux qualifications d’instructeur, etc.
En tant que membre, vous verrez l’avant-plan du site Web, mais juste une petite partie de l’arrière-plan du système MMS (votre profil de libériste, la liste des membres actuels, les renouvellements d’adhésion, ainsi que certaines statistiques sur les membres). Seuls l’administrateur et les membres autorisés du conseil d’administration auront accès à tous les renseignements des dossiers de membres. Le trésorier, les présidents et présidentes de comités autorisés et les instructeurs auront un accès particulier aux renseignements dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions.
Voici une illustration qui représente la répartition globale du développement du projet.
Renseignements techniques
- Système de gestion du contenu de site Web (CMS) : WordPress
- Application de la plateforme MMS : Ruby on Rails
- Plateforme de la base de données : SQL
- Intégration des paiements électroniques : PayPal
Comme pour le site Web actuel, il s’agit du système de paiement électronique entièrement intégré pour les nouvelles adhésions et les renouvellements. - Intégration des signatures électroniques : DocuSign
Cela comprend les formulaires de renonciation pleinement intégrés aux processus des nouvelles adhésions et des renouvellements, ainsi que le stockage et la récupération sécurisés des formulaires de renonciation signés, pour besoins futurs.
Nouvelles fonctions et avantages
- Formulaires de renonciation en ligne
- Soumission en ligne des qualifications de libériste
- Moins de processus manuels permettant de réduire les coûts administratifs
- Inscription en lignes aux formations d’instructeurs
- Compatibilité avec appareils mobiles
Un peu d’histoire
En 2009, le projet de remplacement du site Web et des systèmes de gestion des données, entamé par le conseil d’administration de l’époque, avait mal débuté et s’était soldé par un échec. Le conseil avait alors entrepris des poursuites en justice et, en 2012, avait décidé de repartir à neuf :
Le conseil d’administration, sous la direction de président Dom Juretic, avait entrepris un programme de renouveau organisationnel de l’association en entier qui visait principalement la gouvernance, ainsi que tous les programmes et les communications. Cette démarche comprenait plus précisément la mise à jour des règlements administratifs de manière à se conformer à la nouvelle Loi fédérale régissant les organisations à but non lucratif, la révision et la mise à jour des PNE, la mise sur pied d’un conseil des instructeurs séniors, l’examen et la mise à niveau des qualifications de libéristes, l’actualisation de la police d’assurance et l’élaboration d’une nouvelle infolettre en format électronique. En résumé, l’objectif consistait à examiner en détails tous les aspects de l’ACVL. Le volet final du projet comprenait les sites Web et le système de gestion des adhésions, puisque ces deux éléments dépendaient de tous les autres points.
Les options possibles pour les sites Web étaient :
- de faire appel aux services de développeurs professionnels hautement qualifiés à temps plein qui seraient en mesure de livrer la marchandise sur plusieurs mois, moyennant des frais se situant entre 50 000 $ et 75 000 $, compte tenu de la complexité des exigences relatives à notre système de gestion des renseignements sur les membres.
- de faire appel à des développeurs professionnels hautement qualifiés ayant des emplois à temps plein sur le marché, qui travailleraient sur notre projet à temps partiel afin de terminer le projet sur une plus longue période, pour un montant total de 24 000 $. De plus, tout le contenu des sites WordPress devrait être produit à l’interne par l’ACVL.
Le conseil d’administration du jour avait décidé d’aller de l’avant avec la 2e option.
Voici ce qui a été constaté dès le début du projet :
Le contenu des sites Web d’avant-plan actuels aurait besoin d’être entièrement réorganisé et presque entièrement réécrit. Compte tenu des changements organisationnels qui s’étaient produits (p. ex. : la refonte des procédures normalisées d’exploitation régissant l’association), les besoins changeants des libéristes visant à accéder aux renseignements (p. ex. : accessible au moyen d’appareils mobiles), les nouvelles catégories d’utilisateurs ayant accès au site Web (p. ex. : propriétaires fonciers), ainsi que la nécessité de purger les renseignements désuets du site Web actuel et de réorganiser le contenu afin de fournir un accès rapide.
Le système d’arrière-plan de gestion des adhésions avait été étroitement intégré aux sites Web d’avant-plan et incorporé aux fonctions de gestion de contenu du site Web. De plus, la portion d’arrière-plan avait été élargie, réparée et ajustée sur plusieurs années et, malheureusement, aucune documentation n’était disponible relativement à la structure de la base de données ou aux relations entre les divers tableaux de la base de données.
La base de données existante nous avait bien servi pendant des années, mais la structure avait grand besoin d’une mise à niveau :
- séparer le site du système de gestion du contenu (CMS) et le site de système de gestion des adhésions (MMS);
- adopter des technologies actuelles et compatibles; et
- simplifier le nouveau système de gestion des adhésions autant que possible.
Par conséquent, toute la base de données avait besoin d’être entièrement remaniée par les développeurs, une application devait être créée afin de migrer les données de l’ancienne structure vers la nouvelle et tout le processus devait être testé pour s’assurer qu’aucune donnée relative aux libéristes n’allait être perdue. En résumé, il s’agissait d’un processus très complexe et laborieux.
Où en sommes-nous maintenant?
Ce projet de programme de renouveau organisationnel de l’association en entier a duré cinq ans. Il s’agit d’une longue période en effet, mais pas anormalement longue si on se réfère aux expériences des nombreuses organisations homologues dans d’autres pays. Plusieurs ont dû payer beaucoup plus pour le même type de site que celui de l’ACVL/HPAC.
Bien qu’un contrat ait été établi en mai 2016, les nouveaux développeurs n’ont été en mesure de commencer à travailler sur les nouveaux sites Web qu’à l’automne 2016, soit une fois que l’ACVL eut rédigé le contenu des sites WordPress et que les décisions eut été prises relativement aux fonctionnalités requises pour le système d’arrière-plan. Cela veut donc dire que les développeurs travaillent sur notre projet (à temps partiel) depuis un peu plus d’un an.
Les sites WordPress d’avant-plan sont terminés à 98 %, tant en anglais qu’en français. Ils ont été livrés à l’association et sont maintenant sauvegardés sur nos serveurs. Nous nous affairons encore à modifier certaines images, à ajouter des petites parties de contenu et des liens vers l’application MMS (carte de membre, devenir membre/renouveler une adhésion, statistiques sur l’adhésion, liste de libéristes) seront inclus dès que le MMS sera terminé et en ligne.
L’application MMS est complète à 75 %. Elle a été sauvegardée sur nos serveurs et le code source est actuellement en notre possession. Le développement et les tests sont en cours et nous travaillons à terminer le déploiement le plus rapidement possible.
Les deux développeurs sont des professionnels hautement qualifiés qui travaillent à temps plein dans leur domaine. Un d’entre eux occupe le poste de développeur principal pour un système de marketing international à Vancouver, tandis que l’autre, qui travaille à Toronto, occupe un poste de développeur principal pour l’une des plus importantes plateformes de commerce électronique international.
La priorité
La priorité absolue consiste à mettre tout le système en place et à le rendre fonctionnel. Nous pourrons ensuite ajouter du contenu additionnel aux sites WordPress et étendre les fonctionnalités au système MMS afin de répondre aux besoins futurs. Puisque nous utilisons des plateformes ouvertes pour tout le développement, nous aurons la possibilité de faire appel aux mêmes développeurs ou à d’autres développeurs pour les travaux futurs, dépendamment des coûts et des délais dont nous disposerons.
JETEZ-Y UN COUP D’OEIL et faites-nous part de vos commentaires par courriel à admin@hpac.ca. Il s’agit de votre association et voici vos sites :
Jusqu’à la mise en ligne du système MMS, les nouveaux sites Web seront disponibles aux adresses beta.hpac.ca et beta.acvl.ca.
Merci.
Margit Nance, directrice générale, ACVL
Nick Jones, vice-président, ACVL et représentant du projet de site Web pour le conseil d’administration